Overstapservice

• Het faciliteren van alle werkzaamheden die betrekking hebben om de overstap van beheerder te bewerkstelligen.

Opstartservice

• Het activeren en volledig inrichten van (slapende) niet actieve Verenigingen van Eigenaars.
• De VvE verwerken in de StedePlan online module, waar alle leden middels inlognaam en wachtwoord toegang hebben tot de digitale stukken van de Vereniging van Eigenaars. VvE Login
• Het aanleggen en bijhouden van een register van eigenaars.
• Archivering van de stukken van de VvE.
• Het communiceren van een calamiteitennummer waar de VvE buiten kantooruren 365 dagen per jaar calamiteiten kan melden.

Contractanalyse

• Het proces van inventarisatie, beoordeling en advisering met betrekking tot de bestaande contracten.

Administratief beheer proces

• Het opstellen van een concept agenda voor de Algemene Ledenvergadering. De Algemene Ledenvergadering is de jaarlijkse vergadering van eigenaars waar het gevoerde en te voeren beleid besproken wordt. Alle eigenaars kunnen in de Algemene Ledenvergadering hun stem laten gelden middels hun stemrecht.
• Opmaken definitieve agenda en versturen vergaderstukken + bijlagen voor de Algemene Ledenvergadering.
• Het versturen van de uitnodigingen en volmachten voor de Algemene Ledenvergadering.
• Het organiseren en bijwonen van ten minste één Algemene Ledenvergadering per jaar.
• Indien van toepassing voorzitten van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering.
• Het opmaken, uitwerken en verzenden van de notulen van de Algemene Ledenvergadering.
• Het bewaken van de uitvoering van de actiepunten voortvloeiende uit de Algemene Ledenvergadering.
• Toezicht op naleving van de bepalingen van de Splitsingsakte, het Modelreglement, het Huishoudelijk Reglement (al dan niet aanwezig) en de door de Algemene Ledenvergadering genomen rechtsgeldige besluiten.

Bestuurlijk beheer proces

• Het bestuur bijstaan en adviseren in alle werkzaamheden die betrekking hebben op de VvE.
• Het bijwonen van tenminste één bestuursvergadering per jaar; in de bestuursvergadering worden alle zaken die betrekking hebben op de VvE besproken door het bestuur.
• Het ondersteunen van het bestuur bij het beheer van de verzekeringsportefeuille, inclusief de daarbij behorende afhandeling van schadeclaims.
• Het in opdracht van het bestuur afsluiten dan wel, waar nodig, beëindigen van de navolgende verzekeringen: brand/opstal, meerwaardeopstal, wettelijke aansprakelijkheid, glas, rechtsbijstand, bestuurdersaansprakelijkheid en vrijwilligersongevallenverzekering na opdracht van het bestuur.
• Het in overleg met het bestuur, al naar gelang de eisen van de verzekeringsmaatschappij, voor rekening van de vereniging, laten her-taxeren van het gebouw zodat het juiste verzekerde bedrag kan worden vastgesteld. Om de verzekerde waarde aan te laten passen wordt een kopie van het taxatierapport overhandigd aan de verzekeringsmaatschappij.
• Het in samenwerking met het bestuur communiceren van bestuurswijzigingen naar de Kamer van Koophandel.
• Het namens de VvE begeleiden van eigendomsoverdrachten van appartementsrechten. Voor deze begeleiding is de verkoper van het appartementsrecht € 150,– (exclusief BTW) verschuldigd aan de Beheerder.

Opstartservice

• Technische beginopname van het complex aan de hand van het huidige meerjaren onderhoudsplan en actualisatie van het meerjaren onderhoudsplan; Een meerjaren onderhoudsplan geeft een overzicht van de te verwachten onderhoudskosten voor de komende jaren. Op basis van het meerjaren beheer en onderhoudsplan wordt de jaarlijkse reservering vastgesteld.

Technische analyse

• Het proces van inventarisatie, beoordeling en advisering met betrekking tot de huidige technische contracten.

Technisch beheer proces

• • Het begeleiden van de VvE in het doorlopend in goede staat houden van alle bouwkundige, (installatie) technische- en infrastructurele onderdelen van het gebouw.
  • Technische inspectie in het jaar van geplande onderhoudswerkzaamheden en advies richting de Algemene Ledenvergadering; op basis van een visuele inspectie wordt de Algemene Ledenvergadering geadviseerd om onderhoudswerkzaamheden wel of niet uit te laten voeren.
  • Jaarlijkse indexering van het meerjaren onderhoudsplan; de onderhoudskosten in het meerjaren onderhoudsplan worden bijgesteld aan de hand van de gemiddelde prijzen binnen de bouwsector.
  • Het verwerken van het meerjaren onderhoudsplan in de jaarlijkse begroting.
  • Het in behandeling nemen, beoordelen en afhandelen van alle meldingen die betrekking hebben op het dagelijks onderhoud van het gebouw.
  • Het direct in behandeling nemen van onderhoudsklachten aan de VvE. Wanneer de onderhoudskosten meer dan € 1.500,- (exclusief BTW) bedragen wordt er ten minste één extra offerte aangevraagd. De offertes worden ter goedkeuring aan het bestuur van de VvE voorgelegd.
  • Meldingen voor serviceonderhoud worden direct in behandeling genomen; de betrokken aannemer zal binnen één werkdag een afspraak maken om de klacht te verhelpen.
  • Het direct in behandeling nemen van calamiteiten. Calamiteiten kunnen buiten kantooruren worden gemeld op het telefoonnummer 020-4858219.
  • Voorbereiding en toezicht op de uitvoering van werkzaamheden aan het gebouw binnen het kader van de door de Algemene Ledenvergadering van de VvE goedgekeurde onderhoudsbegroting inzake serviceonderhoud.
  • Het in goed overleg met de eigenaren plannen van de onderhoudswerkzaamheden.
  • Het informeren van de (individuele) eigenaren over de dienstverleners en hun bereikbaarheid in geval van werkverzoeken, klachten en schades.
  • Het beheren van de onderhoudscontracten.
  • Het controleren van het uitgevoerde werk op basis van steekproeven.
  • Het controleren van het uitgevoerde werk op basis van steekproeven.
  • Het technisch en financieel gereed melden van de werkopdracht.
  • Het controleren en betaalbaar stellen van de door de VvE geaccordeerde facturen.